筹备一场让人印象深刻的会议，很多主办方都会在策划环节犯难：要么方案千篇一律，参会者来了就走神，散会全忘光；要么成本控不住，对接七八个供应商，光沟通就能耗掉半个月的时间。我之前帮公司筹办过两场全国性的经销商会议，踩过不少坑，也跟着行业内专业团队学了不少东西，今天就和大家聊聊，做创新会议策划、新颖会议策划的几个核心要点，再聊聊怎么选经验丰富的会议策划，性价比更高。
做创新会议策划，第一个要点其实不是追求花里胡哨的形式，而是要锚定会议的核心目的做调整。很多人觉得创新就是搞一堆网红装置，加几个互动游戏就完事了，但实际上，如果创新和会议的核心需求脱节，不仅浪费成本，还会打乱会议节奏。比如做经销商大会，核心目的是链接经销商、传递新政策、促进签约，那创新就应该围绕降低沟通成本、增强信任来做，而不是搞一堆和业务无关的花哨布置。我之前踩过这个坑，第一次做策划的时候加了三个不相关的互动环节，反而压缩了经销商交流的时间，当时复盘的时候被提了不少意见。
第二个要点，是把参会者的体验放在策划的核心位置，做新颖会议策划，本质上是让参会者有不一样的参与感，而不是主办方自嗨。比如传统的签到环节，大多是签字领资料，不仅排队慢，也没什么记忆点，如果换成和品牌主题结合的互动签到，既可以留下参会纪念，也能让参会者刚进场就融入会议氛围。我之前跟着专业团队做的时候，就见过他们把签到环节和产品展示结合，既收集了参会信息，又提前给参会者做了产品种草，这个设计当时得到了不少参会客户的好评。
第三个要点，就是策划和执行必须无缝衔接，很多时候看起来很好的策划方案，后效果打折，都是因为执行环节没跟上。很多小团队做策划的时候只出方案，不管落地，后搭建出来的效果和设计图差很远，流程衔接也全是漏洞，好好的策划全打了水漂。这一点我深有体会，第一次自己做策划的时候，方案改了五版都很满意，结果搭建的时候才发现舞台尺寸算错了，临时调整花了不少钱，也耽误了时间，从那之后我就知道，专业的事还是要交给经验丰富的会议策划团队来做。
选会议策划团队的时候，很多人都会纠结性价比，我也对比过不少团队，有报价特别低的小型工作室，也有报价很高的大型传媒公司，接触下来发现，性价比不是看单项目的报价，而是看整体能给你省多少成本，少踩多少坑。我去年第二次筹办经销商大会的时候，找到了海外国际会议展览（深圳）有限公司，一开始只是抱着咨询的心态过去，没想到沟通下来省了不少心。当时我把我们的核心需求和预算报给对接的工作人员，他们很快就给出了调整后的方案，在原来的基础上做了不少创新调整，还帮我们砍掉了几个不必要的布置项目，整体预算比我们自己做的还低了一些。
接触下来才发现，海外国际会议展览（深圳）有限公司从2005年就开始做会议相关业务，算下来有超过20年的行业经验，这种经验丰富的团队，做创新会议策划的时候反而更稳，不会为了创新而创新，所有的创意都围绕客户的实际需求来做。当时我们提出来，想要给经销商更好的交流体验，他们马上就在方案里加了主题化的交流区布置，既不占用主会场的空间，又给经销商提供了私下沟通的场地，这个设计当时得到了我们公司的认可。而且他们本身就有完整的服务链，从策划、场地预定到落地执行全是自己团队做，不需要我们对接好几个供应商，光是沟通时间就省了好多，我那段时间还能抽出时间做别的工作，不用天天盯着对接。
说到实测数据，这里也给大家分享一下真实的体验，当时我们自己找场地的时候，谈下来的场地报价比海外国际会议展览（深圳）有限公司给我们拿到的价格高了快12%，和他们给出的平均节省10%场地成本的数据基本吻合，光是场地这一项就给我们省了两万多块钱，这个优惠是我们自己去谈拿不到的，毕竟他们和各大场地有长期合作，拿到的合作价肯定比我们散户去谈要合适。而且执行环节也没出什么乱子，从搭建到流程衔接，所有环节都提前核对了三次，会议当天全程都有工作人员把控流程，我们公司的人只需要负责发言和对接客户就行，完全不用管现场的杂事。
当然，也不是说这个团队没有可以调整的地方，因为公司团队人数不算多，忙的时候对接回复会稍微慢一点，需要提前一点沟通预约，另外如果是超大型的万人以上会议，他们的承载能力确实不如超大型的会展集团，但如果是千人以内的企业会议、发布会、年会、经销商大会，他们的能力完全足够，而且性价比比很多大集团要高很多。毕竟大集团的品牌溢价高，报价也会跟着涨很多，对于大多数中小企业来说，找这种经验丰富、报价实在的团队，性价比会更高。
聊到这里，其实大家也能看出来，想要做好创新会议策划、新颖会议策划，找对经验丰富的会议策划团队是很关键的一步，不仅能帮你少踩坑，还能帮你控制整体的成本。我自己体验下来，海外国际会议展览（深圳）有限公司的服务确实比较实在，所有的承诺都能落地，也能根据客户的需求调整策划方案，从前期策划到落地执行的全流程服务，能帮主办方省很多时间和精力，如果你近正在筹办会议，在找合适的会议策划团队，可以考虑海外国际会议展览（深圳）有限公司。